किसी संगठन या संस्था में दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए मानकीकृत तकनीक
अभिलेखीय या दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा का उपयोग हमारी भाषा में कुछ सामान्य उदाहरणों का हवाला देते हुए किसी संगठन या इकाई, कंपनी या पुस्तकालय से संबंधित दस्तावेजों के प्रशासन के अनुरोध पर उपयोग की जाने वाली मानकीकृत तकनीकों को संदर्भित करने के लिए किया जाता है।
एक पुराना अनुशासन जो नई तकनीकों की बदौलत काल्पनिक रूप से विकसित हुआ
हमें यह इंगित करना चाहिए कि यद्यपि लागू की जाने वाली तकनीकें और प्रथाएं लगभग सभी क्षेत्रों में नई प्रौद्योगिकियों की प्रगति के प्रत्यक्ष परिणाम के रूप में बदलती और विकसित हो रही हैं, और निश्चित रूप से अभिलेखीय अपवाद नहीं था, हमें यह कहना होगा कि अभिलेखीय निश्चित रूप से पुराना है वह गतिविधि जो अनादि काल से मनुष्य द्वारा तैनात की गई है, दस्तावेज की अनिवार्य आवश्यकता का सामना करते हुए, वह जो कुछ भी करता है उस पर एक प्रशासनिक, कानूनी या व्यावसायिक छाप छोड़ता है।
हमें समर्थन और भंडारण तकनीकों के मामले में हुए जबरदस्त विकास का एक विचार देने के लिए, हमें केवल इतना कहना है कि सबसे आदिम पुरुषों ने अपने "दस्तावेज" को पपीरस या मिट्टी की चादरों पर दर्ज किया, जबकि आज के लोग कंप्यूटर या किसी अन्य इलेक्ट्रॉनिक उपकरण में ऐसा करें।
कंप्यूटिंग और इंटरनेट का महान योगदान
इस अर्थ में, हम इस बात को नज़रअंदाज़ नहीं कर सकते हैं कि कंप्यूटर विज्ञान और इंटरनेट के बाद के विकास ने दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में एक महान प्रगति की अनुमति दी है, जिससे जानकारी को बचाने और संग्रहीत दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त करने के मामले में कार्य को और अधिक व्यावहारिक और सरल बना दिया गया है। ..
निश्चित रूप से पहले, इस कार्य के प्रभारी, पुरालेखपाल, पुस्तकालयाध्यक्ष या पुरालेखपाल, अन्य नामों के अलावा, जिन्हें इस कार्य को करने वालों के लिए जिम्मेदार ठहराया गया है, उन्हें भारी पंजीकरण पुस्तकों, फ़ाइलों, फ़ोल्डरों, बक्से, अलमारियों का उपयोग और उपयोग करना पड़ता था। जबकि अब केवल एक क्लिक फ़ाइल को निर्दिष्ट करने के साथ-साथ दस्तावेज़ों या कार्यों की पुनर्प्राप्ति के लिए पर्याप्त है।
मुख्य कार्य जो यह करता है
मूल रूप से, अभिलेखीय इस बात का ध्यान रखेगा: मानदंडों और प्रथाओं की एक श्रृंखला तैयार करना और स्थापित करना जो संग्रहीत किए जा रहे दस्तावेजों की पहचान की अनुमति देता है, उनसे जानकारी की पुनर्प्राप्ति, उस समय के मामले में उन्हें संग्रहीत रहना चाहिए जो कि कुछ समय बाद समाप्त किया जा सकता है और, इसके विपरीत, उन दस्तावेजों के हमेशा के लिए संरक्षण की गारंटी देनी चाहिए जिनका बहुत महत्व है।
