क्रय आदेश लेखांकन और व्यावसायिक गतिविधि के दिन-प्रतिदिन के प्रबंधन के लिए एक उचित शब्द है। एक खरीद आदेश एक आपूर्तिकर्ता को कुछ वस्तुओं को खरीदने के इरादे से और खरीदार और विक्रेता के बीच पहले से ही सहमत कीमत पर एक लिखित अनुरोध है।
इसमें क्या जानकारी शामिल है?
खरीद अनुरोध भुगतान और वितरण की शर्तों को इंगित करता है, इसलिए यह आपूर्तिकर्ता को आइटम वितरित करने और आपूर्तिकर्ता के लिए एक संबंधित चालान पेश करने का अधिकार है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि किसी कंपनी द्वारा खरीदी गई सभी वस्तुओं के साथ खरीद आदेश होना चाहिए, जो उनके उपयोग पर नियंत्रण प्रदान करने के लिए क्रमानुसार क्रमांकित हैं।
खरीद आदेश आम तौर पर मूल और प्रतिलिपि में जारी किए जाते हैं, मूल आपूर्तिकर्ता को भेजे जाते हैं और प्रतियां लेखा विभाग के लिए देय खाते में दर्ज की जाती हैं (कंपनी के क्रय विभाग के लिए तीसरी प्रति भी हो सकती है)।
निम्नलिखित अनुभाग एक खरीद आदेश में शामिल हैं:
- खरीद आदेश संख्या।
- प्रदाता का नाम और पता।
- जिस तारीख को ऑर्डर दिया गया था और डिलीवरी की आवश्यक तारीख।
- वितरण और भुगतान की शर्तें।
- ऑर्डर की गई वस्तुओं की मात्रा और उनके कोड नंबर के साथ उनका विवरण।
- कीमत के संबंध में, प्रत्येक इकाई की कीमत और कुल खरीद मूल्य का संकेत दिया जाता है, साथ ही शिपिंग लागत, यदि लागू हो।
- अंत में, खरीद आदेश में जिम्मेदार व्यक्ति के अधिकृत हस्ताक्षर निर्दिष्ट होने चाहिए।
क्रय आदेश का उद्देश्य
उपरोक्त विस्तृत जानकारी का उद्देश्य खरीदी गई वस्तुओं पर सटीक नियंत्रण रखना है, क्योंकि इस तरह से एक कंपनी अपने खरीद कार्यों का लेखा रिकॉर्ड रख सकती है।
दूसरी ओर, हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि जब कोई ग्राहक खरीद आदेश जारी करता है, तो वह एक आपूर्तिकर्ता में उसके भरोसे की पुष्टि और औपचारिकता कर रहा होता है।
ग्राहक द्वारा जारी किया गया खरीद आदेश बिक्री प्रक्रिया में एक और कदम है, क्योंकि बिक्री अभी तक निश्चित रूप से उत्पादित नहीं हुई है। इस अर्थ में, खरीद आदेश का तात्पर्य है कि कंपनी की प्रक्रियाओं को अच्छी तरह से परिभाषित और व्यवस्थित किया जाना चाहिए। खरीद आदेश जारी करने से पहले, ग्राहक को यह पता होना चाहिए कि उसकी कंपनी में इसे पंजीकृत करने की प्रक्रिया क्या है और विक्रेता को दस्तावेज़ में जानकारी भी सुनिश्चित करनी चाहिए।
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